PRIVACY POLICY, DATA PROCESSING AND COOKIES
This privacy policy describes how www.thecodex.world, owned by KOKOROLOGY, UNIPESSOAL LDA., registered at the Commercial Registry Office under the single registration and legal person number 516 860 496, with its registered office at Rua Tenente Ferreira Durão, n.º 28, 1.º Esq., 1350-315 Lisboa, parish of Campo de Ourique and municipality of Lisbon, collects, uses, processes and shares personal data and information.
This policy applies to visitors and users of this website, social media accounts and similar. Please note that when using our services you are also subject to our Terms and Conditions.
Your privacy is very important to us, which is why we seek through this Privacy Policy to express our commitment and respect for the legal rules aimed at protecting your privacy and personal data.
All data held and stored by you must be processed lawfully, fairly and transparently, within the means and security resources installed and the responsibilities established.
The provision of personal data in the context of browsing our website implies knowledge and express and full acceptance of the conditions contained in this Privacy Policy.
The provision of links to external websites does not imply any assumption of responsibility in relation to such websites and their content, and therefore this Privacy Policy does not apply to them.
We have adopted technical and organizational measures, which we periodically review and improve, designed to guarantee the security and protection of your personal data in terms of its availability, authenticity, integrity and confidentiality, as well as those designed to prevent its loss, misuse, alteration, unauthorized processing or access, as well as any other form of illicit processing.
What is Personal Data?
For the purposes of this Policy, we follow the definition adopted by the General Data Protection Regulation (GDPR), namely, personal data is any information relating to an identified or identifiable natural person, an identifiable natural person being one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identification number or to one or more factors specific to his physical, physiological, mental, economic, cultural or social identity.
How do we collect your data?
As part of our business, we collect and process your personal data over the phone, via our website or in writing, for example in the context of a contractual or pre-contractual relationship.
The data we collect is only that which is strictly necessary for the provision of our services.
We collect and process your personal data with your consent when it reflects a free, specific, informed and explicit expression of will; regardless of your consent, we collect and process your data to comply with contractual, legal and/or court orders.
At any time, and at your sole discretion, you may withdraw your consent, without prejudice to our duty to comply with legal obligations or court orders.
What personal data do we collect?
The data we collect, for the purpose of being able to provide our services, are strictly necessary for this purpose.
The personal data we collect are subject to computer processing and stored in databases, in strict compliance with current legislation on data protection and rules on information security.
We will only process your data in accordance with the specific and legitimate purpose or purposes determined when collecting your personal data.
For what purposes do we process your personal data?
We use your personal data for the following purposes:
a) Customer identification;
b) Invoicing, collection and delivery of products sold or services provided;
c) Managing the contractual relationship, including membership conditions or other programmes or advantages granted to the customer;
d) Communication of changes to the conditions of purchase or provision of contracted services;
e) To increase the level of personalisation of the services so that they suit the customer's tastes and preferences as much as possible;
f) Carrying out satisfaction surveys and/or drawing up statistics to understand how the company can improve the level of services it provides and thus fulfil customer expectations more effectively;
g) Compliance with legal obligations to which we are subject; and
h) Improving services and optimising visits and navigability on our site/website;
i) Adapting services to customer needs and interests;
j) Information and direct marketing actions.
Privacy of children and minors
Kokoroloy is committed to protecting the privacy of children. The products or services we sell must be purchased by adults.
We encourage parents and guardians of minors under the age of 13 to regularly monitor and supervise their use of email and other activities, including online activities.
In the event that we collect data from children between the ages of 13 and 18, we will take into account that they deserve special protection, as they may be less aware of their rights in relation to data processing.
Bearing in mind that children should be accompanied in all aspects of their lives, including digital ones, it will be up to the holders of parental responsibility to request the deletion of any data, a request which we will promptly accede to once we have verified that such collection has in fact taken place.
How long do we keep your personal data?
The length of time for which your data is stored and retained varies according to the purpose for which the information is processed. There are legal requirements that oblige us to keep your data for a minimum period of time.
If there is no legal retention period, your data will only be stored and retained for the minimum period necessary for the purposes for which it was collected and subsequently processed, after which it will be processed appropriately.
What are your rights as a data subject?
Under the terms of the GDPR, we guarantee you the exercise of your rights to:
a) Access - you have the right to ask us, among other things, for information on whether or not your data is being processed, what data we process and for what purposes.
b) Rectification - you have the right, without undue delay, to have inaccurate personal data concerning you rectified and incomplete data completed.
c) Cancellation - also known as the right to be forgotten - you can request, in certain circumstances, that your personal data be erased from our records without undue delay.
d) Objection - you have the right to object to certain types of data processing, such as processing for direct marketing purposes.
e) Portability – you have the right to transfer your personal data that we hold to another organization or to receive it in a structured and commonly used format.
f) Limitation of Processing – when you wish, for example, to contest the accuracy of your personal data for a period of time that allows us to verify its accuracy.
For the purpose of exercising these rights please send us the written request to the email address: join@thecodex.world.com / sabin@kokorology.com
Is data communicated to third parties?
As part of our activity, we use external suppliers and service providers, and we may also use subcontractors who process your data on our behalf, which implies that these entities have access to your data.
When this happens, we take the appropriate measures, contractually provided for, to ensure that these third parties, subcontractors, service providers, partners or in a group or collaborative relationship, provide sufficient and appropriate guarantees for the execution of technical and organisational measures and that they will act only in accordance with our instructions.
Are your data transferred?
It may happen that we have to pass on your personal data to third parties. In this case, we will endeavour to ensure that the legal provisions in force are complied with.
In particular, security issues are taken into account in the transmission of your data, third parties are contractually bound and respect the confidentiality of the data received, and under no circumstances use it for purposes other than those for which it was transmitted or for their own benefit or that of a third party.
Website and Cookies
Kokorology stores personally identifiable information, namely name and e-mail address, but only to respond to the matter addressed by the website visitor and in accordance with the General Data Protection Regulation.
The personal data collected in the communication initiated by the website visitor is kept for as long as necessary to resolve the matter addressed or until its owner requests its deletion.
Records of electronic or postal correspondence exchanged between the parties will be kept on file, where relevant, for a maximum of 10 years.
Our Website uses Cookies and other similar technologies to recognise you when you visit our Sites or Applications and in the course of using any of our Services.
Consent of the data subject when using our website
By using our website you confirm that you accept the terms of this Privacy, Data Processing and Use of Cookies Policy. If you do not agree to these terms, please do not provide us with personal information and cease using our website.
POLÍTICA DE PRIVACIDADE, TRATAMENTO DE DADOS E COOKIES
Esta política de privacidade descreve como o www.thecodex.world, propriedade da KOKOROLOGY, UNIPESSOAL LDA., matriculada na Conservatória do Registo Comercial sob o número único de matrícula e de pessoa colectiva 516 860 496, com sede na Rua Tenente Ferreira Durão, n.º 28, 1.º Esq., 1350-315 Lisboa, freguesia de Campo de Ourique e concelho de Lisboa, recolhe, utiliza, processa e partilha dados e informações pessoais.
Esta política aplica-se a visitantes e utilizadores deste site, contas nas redes sociais e similares. Tenha em atenção que ao utilizar os nossos serviços também está sujeito aos nossos Termos e Condições.
A sua privacidade é muito importante para nós, pelo que procuramos através desta Política de Privacidade manifestar o nosso compromisso e respeito pelas normas legais que visam proteger a sua privacidade e os seus dados pessoais.
Todos os dados detidos e conservados por si devem ser objeto de um tratamento lícito, leal e transparente, dentro dos meios e recursos de segurança instalados e das responsabilidades instituídas.
A eventual disponibilização de dados pessoais no contexto da navegação no nosso website implica o conhecimento e aceitação expressa e integral das condições constantes desta Política de Privacidade.
Assim como a eventual disponibilização de links para websites externos não implica qualquer assunção de responsabilidade relativamente a tais websites e ao seu conteúdo, não lhes sendo, por conseguinte, aplicável a presente Política de Privacidade.
Adotamos medidas técnicas e organizativas, que revemos e melhoramos periodicamente, destinadas a garantir a segurança e proteção dos seus dados pessoais ao nível da sua disponibilidade, autenticidade, integridade e confidencialidade, assim como as destinadas a impedir a sua perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como qualquer outra forma de tratamento ilícito.
O que são Dados Pessoais?
Para efeitos desta Política, seguimos a definição adotada pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), a saber, dado pessoal é qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável, sendo que é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, designadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social.
Como recolhemos os seus dados?
No âmbito da nossa atividade procedemos à recolha e ao tratamento dos seus dados pessoais pelo telefone, através do nosso sítio/website ou por escrito, por exemplo no âmbito de uma relação contratual ou pré-contratual.
Os dados que recolhemos são apenas os estritamente necessários à prestação dos nossos serviços.
Recolhemos e tratamos os seus dados pessoais com o seu consentimento quando ele traduza uma manifestação de vontade livre, específica, informada e explícita; independentemente do seu consentimento, recolhemos e tratamos os seus dados para cumprimento de obrigações contratuais, legais e/ou ordens judiciais.
Em qualquer altura, e por sua exclusiva decisão, poderá retirar o seu consentimento, sem prejuízo do nosso dever de cumprimento de obrigações legais ou ordens judiciais.
Que dados pessoais recolhemos?
Os dados que recolhemos, para efeito de podermos prestar os nossos serviços são os estritamente necessários para o efeito.
Os dados pessoais a cuja recolha procedemos são objeto de tratamento informático e armazenados em bases de dados, sendo estritamente cumprida a legislação em vigor relativa à proteção de dados e as normas relativas à segurança da informação.
Só trataremos os seus dados de acordo com a finalidade ou finalidades específicas e legítimas e determinadas aquando da recolha dos seus dados pessoais.
Com que finalidades tratamos os seus dados pessoais?
Utilizamos os seus dados pessoais para os seguintes efeitos:
a) A identificação do cliente;
b) Faturação, cobrança e entrega dos produtos vendidos ou dos serviços prestados;
c) Gestão da relação contratual, incluindo as condições de membership ou outros programas ou vantagens atribuídas ao cliente;
d) Comunicação de alterações às condições de compra ou prestação dos serviços contratados;
e) Para aumentar o nível de personalização dos serviços para que se adequem, na maior medida possível, aos gostos e preferências do cliente;
f) Realização de inquéritos de satisfação e/ou elaboração de estatísticas que permitam perceber como a empresa poderá melhorar o nível de serviços que presta e, dessa forma, corresponder mais eficazmente às expectativas dos clientes;
g) Cumprimento de obrigações legais a que a estejamos sujeitos e, ainda,
h) Melhoria dos serviços e otimização da visita e a navegabilidade no nosso sítio/website;
i) Adequação dos serviços às necessidades e interesses do cliente;
j) Ações de informação e marketing direto.
Privacidade de crianças e menores
A Kokoroloy está empenhada em proteger a privacidade de crianças. Os produtos ou serviços que vendemos devem ser comprados por adultos.
Incentivamos os pais e os responsáveis por menores com idade inferior a 13 anos a controlarem e supervisionarem regularmente a utilização do correio eletrónico e as outras atividades das crianças, nomeadamente atividades online.
Na eventualidade de recolhermos dados de crianças com idades compreendidas entre os 13 e os 18 anos teremos em consideração que as mesmas merecem especial proteção, pois podem estar menos cientes dos seus direitos relacionados com o tratamento de dados.
Tendo em consideração que a criança deve ser acompanhada em todas as valências da sua vida, incluindo a digital, competirá aos titulares das responsabilidades parentais solicitar a eliminação de quaisquer dados, pedido este ao qual prontamente acederemos após verificação de que essa recolha de facto ocorreu.
Por quanto tempo conservamos os seus dados pessoais?
O período de tempo durante o qual os seus dados são armazenados e conservados varia de acordo com a finalidade para a qual a informação é tratada. Existem requisitos legais que nos obrigam à conservação os dados por um período de tempo mínimo.
Caso não exista prazo legal de conservação os seus dados serão armazenados e conservados apenas pelo período mínimo necessário para as finalidades que motivaram a sua recolha e posterior tratamento, findo o qual os mesmos terão o tratamento adequado.
Quais são os seus direitos, enquanto titular de dados?
Nos termos das disposições do RGPD garantimos-lhe o exercício dos seus direitos de:
a) Acesso – tem direito de nos solicitar, entre outras, informação relativa a saber se os seus dados estão ou não a ser tratados, que dados tratamos e para que finalidades.
b) Retificação – tem direito, sem demora injustificada, à retificação dos dados pessoais inexatos que lhe digam respeito e que os dados incompletos sejam completados.
c) Cancelamento – também designado right to be forgotten/direito a ser esquecido – pode solicitar, em determinadas circunstâncias, que os seus dados pessoais sejam apagados dos nossos registos, sem demora injustificada.
d) Oposição – tem direito a opor-se a determinados tipos de tratamento de dados, tal como o tratamento para efeitos de comercialização direta.
e) Portabilidade – tem direito à transferência dos seus dados pessoais que conservamos para outra organização ou a recebê-los num formato estruturado e de uso corrente.
f) Limitação do Tratamento – quando pretenda, por exemplo, contestar a exatidão dos seus dados pessoais durante um período temporal que nos permita verificar a sua exatidão.
Para efeito do exercício destes direitos por favor envie-nos o pedido escrito para o endereço eletrónico: join@thecodex.world.com/ sabin@kokorology.com
Existe comunicação de dados a terceiros?
No âmbito da nossa atividade recorremos a fornecedores externos e a prestadores de serviços, podendo também recorrer a subcontratados que tratem os seus dados por nossa conta, o que implica o acesso, por estas entidades, a esses dados.
Quando tal sucede, tomamos as medidas adequadas, contratualmente previstas, de forma a assegurar que esses terceiros, subcontratados, prestadores de serviços, parceiros ou numa relação de grupo ou colaboração, apresentam garantias suficientes e adequadas de execução de medidas técnicas e organizativas e que atuarão apenas de acordo com as nossas instruções.
São feitas transferências dos seus dados?
Pode suceder que tenhamos que comunicar os seus dados pessoais a terceiros. Procuraremos, neste caso, que nessa transmissão sejam cumpridas as disposições legais em vigor.
Em particular, são acauteladas as questões da segurança ao nível da transmissão dos seus dados, os terceiros estão contratualmente vinculados e respeitam a confidencialidade dos dados recebidos, não os utilizando em caso algum para finalidades diversas das que motivaram a transmissão ou para benefício próprio ou de terceiro.
Website e Cookies
A Kokorology guarda informação pessoal identificável, designadamente nome e endereço de correio eletrónico, mas apenas para dar resposta ao assunto endereçado pelo visitante da página e de acordo com o previsto no Regulamento Geral da Proteção de Dados.
Os dados pessoais recolhidos na comunicação iniciada pelo visitante da página são mantidos durante o tempo necessário para a resolução do assunto endereçado ou até à solicitação da sua eliminação pelo seu titular.
Registos da correspondência eletrónica ou postal trocada entre as partes serão mantidos em arquivo, quando pertinente, até o máximo de 10 anos.
O nosso Website utiliza Cookies e outras tecnologias semelhantes para reconhecê-lo quando você visita nossos Sites ou Aplicações e no decorrer da utilização de qualquer um dos nossos Serviços.
Consentimento do titular dos dados ao utilizar o nosso website
Ao utilizar o nosso website confirma que aceita os termos desta Política de Privacidade, de Tratamento de Dados e Uso de Cookies. Caso não concorde com os termos referidos, solicita-se que não nos forneça informações pessoais e cesse a utilização no nosso website.